Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentenverwaltung Software können Sie eine Online Dokumentenverwaltung mit entsprechender Dokumentendatenbank einrichten, welche die zentrale oder dezentrale webbasierte Pflege und Verwaltung beliebiger Dokumente (z.B. im .doc, .pdf, .xls oder .zip Format) ermöglicht. Dokumente können damit gezielt und je nach Bedarf Mitarbeitern, Partnern und Kunden Ihres Unternehmens im Internet, Extranet oder Intranet zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumentenverwaltung eignet sich sowohl für den Aufbau einer öffentlich zugänglichen oder zugriffsgeschützten Online Dokumentendatenbank oder als Dokumentenarchiv oder zum Online Verkauf von Dokumenten auf der Website oder einem Dokumentenportal .
Dokumente der Datenbank können dazu mit zahlreichen Zusatzinformationen, wie beispielsweise Schlagworten, Erstellungs- und Autorenhinweisen sowie Formatinformationen hinterlegt werden. Ebenso können Dokumente in Kategorien mit beliebiger Hierarchietiefe strukturiert abgelegt werden. Entsprechend umfassend kann in der Online Mediendatenbank wahlweise über Volltextsuche, kategorienbasiert oder über Kombinationssuchen komfortabel recherchiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente mit Schlagworten bzw. Stichworten (keywords) zu versehen oder optional über ein Tagging-System mit Tags zu markieren, die über eine Tag-Cloud angezeigt und recherchiert werden können.
Der Upload von Dokumenten in die Dokumentenverwaltung kann wahlweise einzeln über Webformular oder als Sammel-Upload via ZIP-Datei, per drag-and-drop oder über WEBDAV-Technologie erfolgen, mit der Sie Ihre Dateien per Drag and Drop auf Ihrem lokalen Rechner (z.B. Windows oder MAC OSX) in einem virtuellen Laufwerk verwalten, das Ihre Dokumente automatisch mit der Dokumentenverwaltung auf dem Server synchronisiert. Zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten können Sie u.A. Multi-Edit-Technologie nutzen, mit der Sie komfortabel mehrere Einträge in der Listenansicht selektieren und dann en block per Klick mit den gleichen Schlagworten oder anderen Metadaten (z.B. gleiche Daten für Kategorie, Autor, Schlagwörter etc.) versehen können.
Bei Bedarf können die Lese- und Schreibrechte auf bestimmte Bereiche der Dokumentendatenbank gezielt für interne Mitarbeiter und externe Gruppen (z.B. Kunden, Partner, Agenturen, Lieferanten) freigegeben werden. Darüber hinaus können sämtliche Zugriffe auf Dokumente mit Informationen über den jeweils Zugreifenden mit Angabe von Datum und Uhrzeit nachvollzogen werden.
Optional kann die Online Dokumentenverwaltung Software mit zahlreichen Zusatzfunktionen für den professionellen Einsatz als Digital Media Asset Management System (DMAM) und als Online Download Shop System für den Online-Verkauf von Dokumenten und digitalen Gütern erweitert werden. Dazu stehen E-Commerce Funktionen zum Online-Verkauf von Verwertungsrechten mit einem Online Shopsystem über das Internet ebenso zur Verfügung, wie entsprechende Funktionalität zum geschützten Online-Download von Dokumenten nach der Bezahlung inkl. Online-Payment über Kreditkarten, Paypal, Moneybookers u.v.m. Wenn Sie an weiteren Funktionen und Ausbaumöglichkeiten unserer Online Dokumentenverwaltung und Dokumentendatenbank Software interessiert sind, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne - kostenlos und unverbindlich über die Möglichkeiten und Preise.
Funktionsübersicht
- Vollständig webbasierte Pflege und Verwaltung via Browser
- Speicherung und Verwaltung beliebiger Dokumente und Ressourcen (z.B. PDF, ODF, DOC, XLS)
- Datenimport via ZIP-File oder per drag-and-drop via WEBDAV-Technologie
- Komfortables Bearbeiten von Meta-Daten für mehrere Einträge via MultiEdit-Technologie
- Freie Definition von Kategorien und Unterkategorien
- Sonderkategorien (z.B. automatische Anzeige neuer Einträge)
- Komfortable Suchfunktionen (z.B. Volltextsuche, Kombinationssuche mit beliebigen Parametern)
- Opt. Tagging und Tag-Cloud-Suche von Videos
- Opt. Einrichtung von Freigabeworkflows
- Opt. Einrichtung von Email-Messagingservices
- Opt. Einrichtung geschützter Bereiche für Arbeitsgruppen und Benutzer mit Vergabe von differenzierten Rollen und Zugriffsrechten
- Opt. Archivierung und Versionierung von Dokumenten
- Opt. Merkzettel bzw. Warenkorb Funktion
- Opt. Erzeugung von individuellen Dokumentensammlungen, ggf. mit geschütztem oder zeitlich begrenztem Zugang
- Opt. zeitgesteuerte Publikation, Archivierung und Löschung von Dokumenten
- Opt. passwortgeschützter Zugriff oder kostenpflichtiger Verkauf von Dokumenten inkl. Online Download Shop
- Opt. Aufbau von multi-user Mediendatenbanken für Internet, Intranet und Extranet Medienarchive etc.
- Opt. Systemlösungen für Portal Software oder Community Software
- Opt. Erweiterung mit professionellem Multi-User Redaktionssystem zum Medienmanagement incl. Workflows etc.
Preise
Eine einfache Dokumentenverwaltung Software bieten wir ab ca. 500 EUR. Leistungsfähigere Systeme zur Dokumentenverwaltung bieten wir nach Absprache Ihrer Anforderungen für ca. 1000-2500 EUR. Portalsysteme für die Dokumentenverwaltung bieten wir nach Absprache ab ca. 2.500 EUR. Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich zu Ihrem Projekt und finden für Sie eine passende Lösung.